貸し会議室を利用する目的は様々です。大事な取引先との打ち合わせやプレゼンを行ったり、セミナーや入社式など、自社で設けているスペースでは足りない場合にも活用できます。会議室やイベント会場となるスペースを常設するのは維持費がかかりますから、貸し会議室の存在は非常に便利です。

貸し会議室を利用したいと考えている人にも色々な人がいます。自宅にオフィスや事務所を構えている個人事業主や、セレモニーやパーティを開催したい人などです。目的に応じて部屋を選ぶことも大切ですが、どの場所で借りるかも吟味する必要があります。

■アクセスしやすい場所
集まる人が大勢いたり、遠方から来たりする場合には、交通網が整っていてアクセスしやすい場所にするといいです。新幹線や電車、バスなど複数の交通手段があるとさらに便利です。遠方から来る人のことを考えると、乗り継ぎが少なくて済むような大きな駅の近くがいいでしょう。

慣れていないと、指定された会議室の場所が分からず迷ってしまうこともあります。分かりやすい建物であることも、会場を選ぶ際の重要なポイントです。場所がわからずにたどり着けないでいる方も、先に会場について待たされている方も不快な思いをしてしまいます。

できるだけトラブルをなくすためにも、会場はアクセスしやすく、分かりやすい場所を選びましょう。こうした会場は人気が高いため、料金が少々高めに設定されていたり、早めに予約をしておかないと取れないことがあるので注意してください。

■中間地点を選ぶ
遠方の人と会う場合には、どちらかのオフィスやオフィスの近くに行くのではなく、中間地点に会場を設けると便利です。対等な立場で話し合いをすることができますし、どちらか一方に負担がかかることがありません。全国の複数の場所に拠点を構えることもできます。

貸し会議室を利用するなら、アクセスのいい場所を選ぶのがおすすめ

遠方にオフィスを設けようとすると維持費などのコストが大きくかかります。とくに、期間が限定されていたり、探りのために仮拠点を設けたい場合などは、貸し会議室を利用した方がいいです。テナント契約などを結んでしまうよりも契約が簡単なので、引っ越しもしやすいですし、先に作業場所を確保できるので便利です。

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■コストを抑える利用方法
貸し会議室を利用すること自体がコスト削減につながっています。ですが、貸し会議室をさらにお得に借りることができたらうれしいですね。突然キャンセルがでたり、他の事情により会場に空きがある場合は、利用日の直前に料金がかなり下がっている場合があります。

前もって準備するに越したことはないので、はじめから狙っていくのはやめた方がいいですが、緊急で会議室が必要になった場合などは探してみてください。会場に空きがあると提供する側も損になりますので、価格を引き下げる場合があります。利用日の直前に格安で会議室が借りられる可能性があるということです。

交通の便があまりよくなかったり、郊外にあるような会議室は比較的安い値段で借りることができます。午前中の利用率が全体的に低いため、ねらい目です。人気の会議室であっても、午前中であれば予約も取りやすく、費用も抑えめにできる傾向があります。

■選択肢が広いのがメリット
貸し会議室の利用は、費用を抑えることができるという点の他にも、メリットがたくさんあります。場所や会議室のタイプを、状況や目的に応じて選ぶことができるなど、選択肢を広げてくれます。部屋を利用する頻度にもよるので、一概には言えませんが、貸し会議室を利用した方が便利だったり得だったりすることが多いです。